Digitales Ökosystem

Prozessoptimierung in Energieagentur

Prozessoptimierung
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Einrichtung:

Öffentliche Verwaltung
Energiebranche_BR

Branche:

Energie
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Einzugsgebiet:

Regional

Ausgangssituation

Prozesse aktuell oftmals analog

Erste digitale Prozesse vorhanden, jedoch teilweise Doppelung der Prozessschritte (analog und digital)

Identifizierte digitale Anwendungsfälle, die in Prozesse integriert werden sollen

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Zielsetzung

Modellierung der Prozesse (3. Detail-Ebene)
Analyse der Prozesse hinsichtlich
-Verbesserungspotenzial
-Bestehender Probleme
-Bestehender Risiken

Erfassung und Auswartung möglicher digitaler Optimierungspotenziale

Priorisierung der Maßnahmen
Prozessanpassung  

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Optimierung hybrider Prozesslandschaft in der Verwaltung

Als Teil der öffentlichen, regionalen Verwaltung arbeitet unser Kunde mit vielen Regulatorien, die vor allem den Bereich Digitalisierung stark einschränken und verlangsamen. Aufgrund dieser Einschränkungen rückte Digitalisierung in den letzten Jahren in den Hintergrund und wird nur noch punktuell im Unternehmen bearbeitet. Dies spiegelt sich auch in der hybriden Prozesslandschaft wider. Hier finden sich einige digitale Ansätze, die jedoch aufgrund der Regulatorik und nicht durchgängig ausgerollten digitalen Lösungen oftmals analoge Teilaktivitäten beinhalten, wodurch ein Mehraufwand entsteht. Auch durch unvollständige Schulungen und Tool-Anpassungen besteht ein signifikanter Effizienzverlust.
In diesem Kontext haben wir mit unserem Kunden die Geschäftsprozesse auf Optimierungspotenzialen analysiert.

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erfasste digitale Optimierungspotenziale (Technisch und Organisch)

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Personentage Einsparungspotenzial identifiziert

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Prozesse in der Vorbereitung / Umsetzung

BPMN-Modellierung und digitale Potenzialanalyse

Im ersten Schritt wurden die Prozesse nach dem BPMN 2.0 Standard modelliert. Dafür wurde eine Schulung zum Prozessmanagement von uns durchgeführt und das Team dabei begleitet, die Geschäftsprozesse aufzuzeichnen. Im zweiten Schritt folgte die Optimierungsanalyse mit dem gesamten Team, um mögliche digitale Potenziale zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Diese wurden nach ihrem Einsparungspotenzial priorisiert und in fünf Einzel-Projekte unterteilt, die sich aktuell in der Vorbereitungs- sowie Umsetzungsphase befinden. 

Wichtigste Fragestellungen: 

  • Wie können wir unsere Geschäftsprozesse modellieren?
  • Welche digitalen Optimierungspotenziale existieren?
  • Welche Einsparungspotenziale können wir mit digitalen Prozessen heben?
  • Wie setzen wir die identifizierten Maßnahmen um?

Wir haben Ihr Interesse geweckt?